Faktury i rachunki to podstawowe dokumenty rozliczeniowe używane przez naszą firmę, która jest również płatnikiem podatku od towarów i usług VAT. W związku z powyższym wszystkie ceny zawierają wliczony już podatek VAT w wysokości 23% obowiązujący od 2011r.

Domyślnie wystawiane są faktury w formie elektronicznej zapisane do zabezpieczonego formatu PDF z adnotacją firmową. Dokumenty wysyłane są wyłącznie z firmowego adresu mailowego Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. . Na wyraźne życzenie, lub w wypadku odbioru osobistego w siedzibie firmy wystawiane są faktury w tradycyjnej formie papierowej.

W związku z podpisaniem przez ministra finansów rozporządzenia dopuszczającego przesyłanie faktur w dowolnej formie elektronicznej modyfikujemy punkt nr 16 naszego regulaminu który uzyskuje brzmienie:

"16. Kupujący wyraża zgodę na wysłanie faktury w formie elektronicznej drogą mailową, lub faksem."

Rozporządzenie to jest wynikiem zmian wprowadzonych przez Radę UE 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 44, s. 11)

Polecamy lekturę artykułu z portalu e-prawnik.pl który wyjaśnia wprowadzone zmiany

Fakturę wyślesz e-mailem od stycznia

Od 1 stycznia prześlemy faktury mailem lub faksem. Nie będzie do tego konieczny podpis elektroniczny.

Potrzebna będzie natomiast zgoda osoby, która ma dostać taką fakturę. Jeśli odbiorca będzie chciał otrzymać ją na papierze, to e-faktura nie wchodzi w grę.

Zgoda jest niezbędna, ponieważ sprzedawca i kupujący mogą mieć różne oprogramowanie na swoich komputerach. Trzeba więc ustalić np. format dokumentu, by nie było problemu z jego otworzeniem i przechowywaniem. Strony mogą dogadać się listownie lub mailowo, a zgoda może zostać w każdej chwili cofnięta.

Jeśli klient zgodzi się na e-fakturę, to sprzedawca przy jej wysyłaniu nie będzie musiał stosować bezpiecznego podpisu elektronicznego – zakłada rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania.

Mailem prześlemy nawet te faktury, które już wcześniej zostały wystawione na papierze.

Autentyczność i integralność

Resort finansów podkreśla jednak, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności pochodzenia i integralności. W praktyce chodzi o udowodnienie w razie kontroli, że faktura została wystawiona przez daną firmę lub osobę oraz że jej treść nie zmieniła się w trakcie przesyłania od nadawcy do odbiorcy.

Autentyczność i integralność zapewnia podpis elektroniczny lub przesłanie dokumentu z wykorzystaniem elektronicznego systemu wymiany danych (EDI). Takie metody wskazano w rozporządzeniu. Ministerstwo zaznacza tutaj, że są to niektóre z możliwych sposobów.

Można więc np. zeskanować papierową fakturę i zapisać ją w formacie PDF lub od razu sporządzić fakturę w takim pliku. Autentyczność mógłby potwierdzić fakt, że dokument przyszedł do nas z elektronicznego adresu, który np. firma podaje jako oficjalny na swojej stronie internetowej.

Jak przechowywać fakturę elektroniczną?

Wraz z początkiem 2011 roku zaczną również obowiązywać nowe zasady przechowywania e-faktur.

Faktury przesłane drogą elektroniczną będziemy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób. Musi on zapewniać:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2) łatwe ich odszukanie;
3) kontroli skarbowej i uprawnionym urzędnikom - na ich żądanie - bezzwłoczny dostęp do faktur.

Ponadto przechowamy e-faktury na serwerach, które znajduja się poza granicami Polski. Będzie to możliwe pod warunkiem, że zapewnimy skarbówce szybki dostęp on-line do takich dokumentów.

Dariusz Madejski, e-prawnik.pl